Privacyverklaring Petanque Union Kennemerland (PUK)
Privacyverklaring Petanque Union Kennemerland (PUK)
Versie: januari 2026
Petanque Union Kennemerland (hierna: “PUK”, “wij” of “de vereniging”) verwerkt persoonsgegevens in het kader van haar verenigingsactiviteiten. PUK respecteert uw privacy en gaat zorgvuldig en vertrouwelijk om met persoonsgegevens. In deze privacyverklaring informeren wij u over de wijze waarop wij persoonsgegevens verwerken, in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (“AVG”).
1. Verwerkingsverantwoordelijke
De verwerkingsverantwoordelijke is:
Petanque Union Kennemerland (PUK)
Adres: Van der Aartweg 31, 2026 ZM Haarlem
E-mailadres: privacy@puk-haarlem.nl
Website: https://puk-haarlem.nl
KvK-nummer: 40594716
2. Categorieën persoonsgegevens
PUK kan, afhankelijk van uw relatie tot de vereniging, de volgende categorieën persoonsgegevens verwerken:
2.1 Leden (volwassenen)
- Naam, adres, woonplaats
- Geboortedatum
- Telefoonnummer en e-mailadres
- Lidnummer (inclusief NJBB-lidnummer)
- Speelsterkte, teamindelingen en wedstrijdresultaten
- Betalings- en contributiegegevens
- Correspondentie en lidmaatschapsinformatie
2.2 Minderjarige leden
Naast bovengenoemde gegevens:
- Naam en contactgegevens van ouder(s) of wettelijk vertegenwoordiger(s)
- Schriftelijke toestemmingen indien vereist
2.3 Vrijwilligers en functionarissen
- NAW-gegevens
- Contactgegevens
- Functies en taakverdeling binnen de vereniging
- Eventueel VOG-informatie indien wettelijk of organisatorisch noodzakelijk
2.4 Websitebezoekers en deelnemers aan activiteiten
- Foto’s en audiovisueel materiaal
- Technische gegevens (zoals IP-adres) voor zover noodzakelijk voor websitefunctionaliteit
3. Doeleinden en rechtsgronden
PUK verwerkt persoonsgegevens uitsluitend voor onderstaande doeleinden en op basis van de daarbij behorende rechtsgronden.
3.1 Uitvoering van het lidmaatschap
- Ledenadministratie
- Contributie-inning en financiële administratie
- Deelname aan wedstrijden, trainingen en NJBB-competities (zoals de NPC)
3.2 Gerechtvaardigd belang
- Interne communicatie, nieuwsvoorziening en ledeninformatie
- Registratie van activiteiten en aanwezigheid
- Publicatie van algemene sfeerbeelden ter verslaglegging (niet-portretgericht)
3.3 Toestemming
- Publicatie van foto’s en video’s waarop personen herkenbaar zijn
- Verwerking van persoonsgegevens van minderjarigen jonger dan 16 jaar
- Nieuwsbrieven of aanvullende communicatie indien niet strikt noodzakelijk
Toestemming kan te allen tijde worden ingetrokken, zonder terugwerkende kracht.
3.4 Wettelijke verplichting
- Bewaarplicht financiële administratie
- Verplichtingen opgelegd door de NJBB of subsidieregelingen
4. Bewaartermijnen
PUK bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor de gegevens zijn verzameld, of zolang een wettelijke bewaartermijn geldt.
Categorie |
Bewaartermijn |
Lidgegevens |
Tot 2 jaar na beëindiging lidmaatschap |
Financiële administratie |
7 jaar |
Correspondentie |
Tot 2 jaar na afhandeling |
Foto’s en media |
Tot intrekking van toestemming of op verzoek verwijdering |
Wedstrijdstatistieken |
In beginsel onbeperkt in geanonimiseerde vorm |
5. Verstrekking aan derden
PUK verstrekt persoonsgegevens uitsluitend aan derden indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de verenigingsactiviteiten of indien dit wettelijk verplicht is. Hierbij kan het gaan om:
- De Nederlandse Jeu de Boules Bond (NJBB)
- Leveranciers van ledenadministratie-, boekhoud- of wedstrijdsoftware
- Overheidsinstanties of subsidieverstrekkers indien verplicht
Met alle partijen die in opdracht van PUK persoonsgegevens verwerken, wordt een verwerkersovereenkomst gesloten. PUK verstrekt geen persoonsgegevens aan commerciële partijen.
6. Beveiliging van persoonsgegevens
PUK treft passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of onrechtmatige verwerking. Deze omvatten onder meer:
- Beveiligde opslag en waar mogelijk versleuteling
- Beperkte toegang tot administratieve systemen
- Wachtwoord- en toegangsbeleid
- Regelmatige back-ups en updates
7. Rechten van betrokkenen
Betrokkenen hebben op grond van de AVG de volgende rechten:
- Recht op inzage
- Recht op rectificatie
- Recht op verwijdering
- Recht op beperking van verwerking
- Recht op overdraagbaarheid (dataportabiliteit)
- Recht om bezwaar te maken tegen verwerking
- Recht om toestemming in te trekken
Verzoeken kunnen worden gericht aan: privacy@puk-haarlem.nl.
PUK reageert binnen één maand na ontvangst van het verzoek, conform artikel 12 AVG.
Indien u niet tevreden bent over de afhandeling, kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
8. Minderjarigen
PUK verwerkt persoonsgegevens van leden jonger dan 16 jaar uitsluitend met toestemming van ouder(s) of wettelijk vertegenwoordiger(s). Voor publicatie van beeldmateriaal van minderjarigen wordt altijd uitdrukkelijke toestemming gevraagd.
9. Wijzigingen
PUK behoudt zich het recht voor deze privacyverklaring te wijzigen. De meest actuele versie is te allen tijde te raadplegen via: privacy verklaring op de website.
10. Contact
2026 ZM Haarlem
E-mail: privacy@puk-haarlem.nl